Den skadade lådan

Ett företag levererar sina maskiner i stadiga trälådor. När maskinerna installerats ska lådorna återsändas till leverantören för att återanvändas till kommande leveranser.

Men - när lådorna kom tillbaka till leverantören var de alltför skadade för att kunna återanvändas. De verkade ha krossats i stället för öppnats.

Det hela verkade konstigt. Lådorna har utformats för att vara lätta att öppna och en speciell uppackningsanvisning bifogas.

En hanteringsanalys visade att felet varken låg i lådans utformaning eller uppackningsanvisningen. En enkel ändring i produktionen var allt som behövdes.

Moduler i oordning

Ett företag producerar en serie maskiner uppbyggda av moduler. Maskinernas funktion bestäms av vilka moduler som används, och i vlken ordning modulerna monteras.

Till maskinerna hörde ursprungligen en servicemanual och en katalog över ingående komponenter. Servicemanualen behandlade alla modultyper och beskrev i detalj hur justering och kontroll skulle gå till. Katalogen omfattade alla maskinens detaljer ner till minsta skruv.

Trots den omfattande dokumentationen fick företagets supportpersonal hjälpa serviceteknikerna hela tiden. Varför det? Alla uppgifter fanns ju i manualen.

Jag följde med en servicetekniker på ett uppdrag och såg att serviceteknikern, trots att han hade all upptänklig information i manualen, inte hittade den information han behövde. Det saknades visserligen en del information, men det största problemet var att hitta rätt information för den aktuella maskinen. Ett annat problem var att det ofta var ganska trångt där maskinen stod, och det blev svårt att hantera de tjocka pärmarna.

Lösningen blev att strukturera om manualerna och komplettera med ett system som gör det lättare att hitta det man söker. Dessutom fick manualerna ett mer hanterbart format.

Mindre ger mer

Ett företag hade lagt ned ganska mycket pengar för att göra sin teknikinformation bra. Man hade noggrannt samlat all tillgänglig information i Manualen. Denna skickades sedan ut till alla som hade den mista anknytning till produkten.

Trots detta klagade alla. Det saknades information!

Jag arbetade om materialet och producerade tre små häften, ett för varje målgrupp. Varje användare får nu sin egen manual, anpassad till den aktuella användningen.

Materialet som blev över, fyller idag fem tjocka pärmar. Dessa står hos leverantören och ingen tittar någonsin i dem.